1. Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych są Dr Beata Dethloff Sp. z o.o. oraz Doktor Beata Dethloff Sp. z o.o. – Klinika Medycyny Estetycznej, Kosmetologii i Longevity, z siedzibami odpowiednio: Al. Wojska Polskiego 3, 05-520 Konstancin-Jeziorna oraz Al. Jana Pawła II 71, 01-038 Warszawa (dalej łącznie: „Współadministratorzy” lub „Klinika”).
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan skontaktować się z Kliniką drogą elektroniczną pod adresem: rodo@drbeatadethloff.pl.
3. Dane osobowe zawarte w korespondencji e-mailowej są przetwarzane w zależności od celu kontaktu: w celu prowadzenia bieżącej komunikacji i udzielenia odpowiedzi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Kliniki jest prowadzenie sprawnej komunikacji; w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania zawartej umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO; a w zakresie rozliczeń, wystawiania i przyjmowania faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz realizacji obowiązków podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Jeżeli korespondencja dotyczy udzielania świadczeń zdrowotnych i zawiera dane dotyczące zdrowia, dane te są przetwarzane w zakresie niezbędnym do udzielenia świadczenia, kwalifikacji do zabiegu, prowadzenia dokumentacji medycznej lub innych czynności związanych z opieką zdrowotną – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO, w związku z właściwymi przepisami prawa. W przypadku usług kosmetycznych lub kosmetologicznych, które nie stanowią świadczeń zdrowotnych, jeżeli konieczne jest przetwarzanie danych dotyczących zdrowia lub innych szczególnych kategorii danych, podstawą ich przetwarzania jest wyraźna zgoda – art. 9 ust. 2 lit. a RODO, o ile nie znajduje zastosowania inna przewidziana prawem podstawa przetwarzania.
4. Klinika przetwarza dane zawarte w przesłanej korespondencji, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane służbowe, dane dotyczące prowadzonej działalności lub współpracy, informacje rozliczeniowe, a – jeżeli wynika to z treści wiadomości i celu kontaktu – również dane dotyczące zdrowia. Dane mogą zostać przekazane Klinice bezpośrednio przez Panią/Pana albo przez podmiot, który Panią/Pana reprezentuje, zatrudnia lub z którym Pani/Pan współpracuje.
5. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak brak danych niezbędnych do udzielenia odpowiedzi, zawarcia lub wykonania umowy, dokonania rozliczenia albo realizacji obowiązków prawnych może uniemożliwić realizację danej sprawy. W przypadku świadczeń zdrowotnych podanie danych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do prawidłowej identyfikacji pacjenta i udzielenia świadczenia.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres odpowiedni do celu i podstawy prawnej ich przetwarzania. Dane związane z bieżącą korespondencją i współpracą są przechowywane przez czas niezbędny do prowadzenia komunikacji i realizacji współpracy, a następnie przez okres konieczny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dokumenty i dane rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Jeżeli informacje zawarte w korespondencji zostaną włączone do dokumentacji medycznej, są przechowywane przez okresy określone w przepisach prawa dotyczących dokumentacji medycznej, co do zasady przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, z zastrzeżeniem danych, które Klinika jest zobowiązana nadal przetwarzać na innej podstawie prawnej.
7. Jeżeli wyraziła/wyraził Pani/Pan zgodę na przesyłanie informacji handlowych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innego wskazanego kanału komunikacji, Klinika może wykorzystywać przekazane dane kontaktowe w celu marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym wykorzystanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub automatycznych systemów wywołujących do przesyłania informacji handlowych odbywa się wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody. Zgodę można w każdej chwili wycofać, a wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego można w każdym czasie wnieść sprzeciw.
8. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być – w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów – podmioty uprawnione do ich otrzymania jako odrębni administratorzy, w szczególności organy i podmioty publiczne, banki, operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, audytorzy, kancelarie prawne oraz podmioty świadczące usługi medyczne lub diagnostyczne. Dane mogą być również powierzane podmiotom przetwarzającym je w imieniu Kliniki, w szczególności dostawcom usług i systemów IT oraz podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
9. Przysługuje Pani/Panu – w przypadkach i na zasadach określonych w RODO – prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
10. Pani/Pana dane osobowe co do zasady nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wywołującemu skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływającemu.
11. Klinika nie przekazuje Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
12. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.